Mua hay thuê thiết bị văn phòng? Cái nào lợi hơn cho doanh nghiệp?

20/05/2022 11:14

Có thể dễ dàng nhận thấy, bất kỳ doanh nghiệp nào muốn hoạt động một cách ổn định, hiệu quả cũng cần phải trang bị các loại thiết bị văn phòng. Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các loại máy có thể từ đơn giản đến hiện đại. Tuy nhiên ở một vài nơi, khi doanh nghiệp vừa thành lập hoặc muốn tiết kiệm chi phí, họ thường lựa chọn các dịch vụ cho thuê thiết bị văn phòng. Vậy dịch vụ này có những ưu và nhược điểm nào? Nên mua trả trước hay lựa chọn các dịch vụ thuê thiết bị văn phòng? Để trả lời cho những câu hỏi trên, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây.

Ưu, nhược điểm khi mua thiết bị văn phòng

Nếu có đủ kinh phí, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nghĩ đến việc chọn mua trả trước các thiết bị cần thiết cho văn phòng. Nguyên nhân là vì những ưu điểm tuyệt vời mà việc mua hoàn toàn có thể đem đến cho doanh nghiệp. Một vài ưu điểm trong đó có thể kể đến như:

- Tiết kiệm chi phí hơn so với lựa chọn các dịch vụ thuê thiết bị văn phòng: Việc mua thiết bị văn phòng luôn luôn rẻ hơn so với việc lựa chọn thuê thiết bị trong một thời gian dài.

- Thu hồi vốn nhanh chóng: Không như việc chọn dịch vụ thuê thiết bị văn phòng, khi chọn mua bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc trả các khoản lãi. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể thu hồi vốn nhanh hơn. Đồng thời khi không còn nhu cầu sử dụng hoặc muốn nâng cấp bạn có thể bán thiết bị đi để có thêm chi phí.

- Không cần các loại hợp đồng phức tạp: Khi chọn mua một thiết bị văn phòng, doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng về các loại hợp đồng ràng buộc bởi một bên thứ ba.

Có thể bảo trì linh hoạt hơn: Khi chọn mua thiết bị, bạn hoàn toàn có thể cài đặt, sử dụng và tiến hành bảo trì bất cứ khi nào bạn muốn mà không cần báo cáo với công ty. Ngược lại nếu có sự cố xảy ra khi sử dụng các thiết bị của các công ty cho thuê, bạn không thể tiến hành bảo trì mà phải báo cáo với công ty để đưa ra phương án giải quyết.

Bên cạnh những ưu điểm nổi trội kể trên, việc mua thiết bị văn phòng cũng vẫn còn một vài nhược điểm mà bạn cần cân nhắc, có thể kể đến như:

- Chi phí bỏ ra ban đầu khá cao: Chi phí bỏ ra cho một thiết bị văn phòng có thể lên tới hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm triệu đồng. Chính vì vậy các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu sử dụng các thiết bị cao cấp thường lựa chọn thuê nhiều hơn so với việc mua hoàn toàn.

- Chi phí sửa chữa và thay thế cũng rất tốn kém: Bên cạnh chi phí mua cao thì chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra khi thiết bị xảy ra sự cố cũng rất cao.

- Không nhất quán các tiêu chuẩn: Những công ty có nhiều chi nhánh sẽ lựa chọn các dịch vụ thuê máy in vì chúng có thể dễ dàng duy trì các tiêu chuẩn giống nhau ở mọi nơi. Điều này sẽ giúp chất lượng công việc và chi phí ở những chi nhánh khác nhau cũng sẽ công bằng hơn.

Ưu, nhược điểm khi thuê thiết bị văn phòng

Tuy việc mua các loại thiết bị văn phòng sẽ đem lại lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng để tiết kiệm chi phí, nhiều nơi cũng lựa chọn các dịch vụ cho thuê thiết bị văn phòng. Không phải tự nhiên mà các dịch vụ này lại được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn và ngày càng phổ biến hơn trong thời gian gần đây, nguyên nhân chính là nhờ những lợi ích mà các dịch vụ này đem lại. Một vài lợi ích tiêu biểu của dịch vụ cho thuê thiết bị văn phòng có thể kể đến như:

Tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp

Khi lựa chọn dịch vụ thuê thiết bị văn phòng ở những công ty uy tín, chất lượng cao, bạn sẽ không cần lo lắng về việc mua phải những sản phẩm lỗi thời hoặc đã được sử dụng quá lâu. Đây chính là một trong những vấn đề nhận được nhiều sự lo lắng nhất của doanh nghiệp khi chọn mua các loại thiết bị văn phòng. 

Khi lựa chọn thuê thiết bị văn phòng, doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình, điều này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Đối với doanh nghiệp nhỏ, chỉ sử dụng những nhu cầu đơn giản thì có thể lựa chọn những mẫu sản phẩm cơ bản. Đối với các doanh nghiệp lớn, yêu cầu kỹ thuật và các tính năng chuyên dụng trên thiết bị văn phòng công nghệ cao thì công ty cũng có thể đáp ứng.

Chi phí trả trước khi thuê thiết bị văn phòng rất thấp

Việc thuê thiết bị văn phòng không chỉ giúp doanh nghiệp có được những sản phẩm phù hợp với một mức giá rẻ hơn nhiều mà điều này còn giúp bảo vệ vốn hoạt động. Đối với những doanh nghiệp có điều kiện kinh tế hạn chế và muốn tránh sử dụng khi chưa thực sự tối quan trọng thì việc lựa chọn dịch vụ thuê thiết bị văn phòng là một phương pháp rất hiệu quả.

Hạn chế được những rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải sau khi mua hàng

Khi lựa chọn các thiết bị văn phòng thì vẫn có rủi ro gặp phải những sản phẩm lỗi trong quá trình sử dụng. Mặc dù đã có những chính sách bảo hành, đổi trả nhưng việc này cũng tốn rất nhiều thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Còn đối với các dịch vụ cho thuê thiết bị văn phòng, họ thường có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng hỗ trợ và sửa chữa bất kỳ vấn đề mà khách hàng gặp phải.

Bên cạnh những lợi ích mà các dịch vụ cho thuê máy in đem lại thì vẫn còn một vài nhược điểm của dịch vụ này mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi lựa chọn:

Chi phí có thể cao hơn so với khi mua thiết bị văn phòng trả trước

Các dịch vụ cho thuê thiết bị văn phòng thường có chi phí trả trước thấp tuy nhiên khi tính toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra thì chúng vẫn sẽ cao hơn so với việc tự mua. Nguyên nhân là vì phần lãi mà người thuê cần thanh toán sau khi hoàn thành hợp đồng. Bên cạnh đó bạn cũng cần chú ý trong hợp đồng có các điều khoản mua luôn thiết bị thuê về sau và điều khoản có bảo trì máy hay không. Các điều khoản này có thể làm chi phí thuê thiết bị văn phòng của bạn tăng lên đáng kể.

Doanh nghiệp bị ràng buộc bởi các điều khoản trong hợp đồng

Khi thuê thiết bị văn phòng, doanh nghiệp cần phải làm hợp đồng thì mới có thể tiến hành giao nhận máy. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp bị ràng buộc bởi các điều khoản trong hợp đồng. Đặc biệt là khi nhu cầu sử dụng thiết bị văn phòng của doanh nghiệp càng ngày càng tăng thì doanh nghiệp không thể tiến hành thuê thiết bị mới vì hợp đồng với các dịch vụ cũ vẫn còn. Khi này, nhu cầu sử dụng của nhân viên sẽ không được giải quyết hết gây nên tình trạng đình trệ, gây giảm hiệu suất công việc. Các doanh nghiệp nhỏ khi lựa chọn các dịch vụ cho thuê thiết bị văn phòng sẽ thường xuyên gặp tình trạng này. Ngược lại khi doanh nghiệp lựa chọn những thiết bị quá cao cấp mà không thể sử dụng hết hiệu năng thì cũng có thể gây lãng phí.

Nên mua hay thuê thiết bị văn phòng

Sau khi tham khảo qua những ưu và nhược điểm của việc mua cũng như thuê các thiết bị văn phòng, chắc bạn cũng đang tự hỏi nên mua hay thuê thiết bị văn phòng? Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu cầu sử dụng của bạn và doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng ít, đơn giản không có những yêu cầu quá phức tạp thì bạn hoàn toàn có thể chọn mua những dòng sản phẩm giá rẻ, giúp tiết kiệm chi phí. Ngược lại nếu bạn có nhu cầu sử dụng cao, yêu cầu nhiều tính năng hiện đại thì bạn có thể tham khảo qua các dịch vụ thuê thiết bị văn phòng.

Korea Rental - Giải pháp tuyệt đối cho văn phòng

Khi đã quyết định chọn thuê thiết bị văn phòng và đang tìm kiếm một đơn vị uy tín, chất lượng thì bạn có thể tham khảo Korea Rental. Chúng tôi là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ cho thuê thiết bị văn phòng uy tín được nhiều người tin tưởng và lựa chọn trong thời gian gần đây. Với mong muốn đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng, Korea Rental không ngừng cập nhật các thiết bị văn phòng mới, hiện đại được nhiều người ưa chuộng. Bên cạnh đó với lượng lớn các thiết bị đang có sẵn, chúng tôi tự tin có thể giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các nhu cầu khác nhau của khách hàng.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào thì nên thuê thiết bị văn phòng?

Như đã nói ở trên, nếu bạn hoặc doanh nghiệp của bạn có nhu cầu sử dụng thiết bị nhiều, với nhiều tính năng hiện đại, bạn có thể tìm đến các dịch vụ này để giúp tiết kiệm chi phí.

Chi phí của các dịch vụ thuê thiết bị văn phòng là bao nhiêu?

Tùy vào thương hiệu, loại thiết bị, tính năng được trang bị trên thiết bị và thời gian thuê thiết bị mà giá thành có thể khác nhau. Trung bình giá thuê thiết bị văn phòng thường rơi vào vài trăm cho tới 4 triệu đồng.

Thời gian trung bình của một hợp đồng thuê thiết bị văn phòng là bao lâu?

Thông thường các công ty cho thuê sẽ đưa ra hai lựa chọn gói thuê cho khách hàng bao gồm gói thuê 12 tháng và gói thuê 24 tháng. Tuy nhiên một vài nơi vẫn cho thuê với thời hạn thấp hơn từ 3 đến 6 tháng.

Nếu có nhu cầu tư vấn cũng như lựa chọn dịch vụ thuê thiết bị văn phòng hiện đại, chất lượng cao, quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với Korea Rental để nhận được sự hỗ trợ sớm nhất bạn nhé!

 

Chia sẻ:
Đăng ký nhận tin

Đăng ký nhận tin mới từ chúng tôi

en vn
+084914 324 845