Nên mua hay thuê máy in thì tốt?

Nên mua hay thuê máy in để lợi hơn? Phương pháp tính toán nào sẽ thuận tiện và tiết kiệm chi phí hơn? Hãy cùng Korea Rental tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Máy in là thiết bị giúp con người sao chép tài liệu, giấy tờ một cách nhanh chóng và tiện lợi. Hàng năm, các doanh nghiệp phải tốn rất nhiều chi phí cho việc in ấn tài liệu, giấy tờ. Vì vậy, văn phòng nào cũng cần có ít nhất một chiếc máy in để phục vụ nhu cầu công việc. Hiện nay, các loại dịch vụ cho thuê máy in văn phòng khá phổ biến trên thị trường.

Thuê máy in là gì?

Khi bạn tìm kiếm trên Google với từ khóa “nên mua hay thuê máy in văn phòng” thường sẽ có những bài hướng dẫn lướt qua một số thông tin rồi chèn link giới thiệu dịch vụ, quảng cáo bán sản phẩm nhưng không đầy đủ thông tin lợi ích của việc thuê máy.

Với lưu ý sau đây, bài viết cắt giảm tác động của quảng cáo và chỉ trình bày dữ liệu về lợi ích để bạn có thể hiểu và đưa ra quyết định điều gì có ý nghĩa nhất cho hướng đi đã chọn của mình.

Các loại hợp đồng cho thuê máy in

Bạn đang không biết nên mua hay thuê máy in? Nếu mua máy mới thì quá dễ, bạn chỉ cần thanh toán> lấy hóa đơn> nhận máy là xong. Nhưng để thuê thiết bị, bạn phải tìm hiểu rõ ràng những ràng buộc trong hợp đồng để tránh những rủi ro không đáng có.

Hiện nay, có hai loại hình thức cho thuê đó là hợp đồng thuê vận hành và hợp đồng thuê vốn.

Hợp đồng thuê vận hành

- Thông thường các doanh nghiệp chọn hợp đồng thuê hoạt động sẽ thuê theo giá trị thị trường vì nó có mức trả hàng tháng thấp hơn thuê vốn.

- Khi một doanh nghiệp muốn thuê một máy in, về bản chất là thuê một thiết bị, vì vậy tài sản không bao giờ được thêm vào bảng cân đối kế toán của bên thuê. Khi kết thúc hợp đồng, bên thuê có quyền mua lại sản phẩm đã thuê, tuy nhiên chi phí mua lại sẽ được bên cho thuê tính dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận như: Khấu hao, hao mòn, công nghệ mới và nhu cầu của thị trường,...

- Nhìn chung, hợp đồng thuê vận hành có ý nghĩa nhất đối với các doanh nghiệp không muốn sở hữu máy in lâu dài mà muốn thuê máy in trong thời gian ngắn theo hợp đồng, sau đó có thể đổi lấy sản phẩm mới hơn.

Hợp đồng thuê vốn

- Vốn thuê ít phổ biến hơn và ít được các doanh nghiệp ưa thích. Khi một doanh nghiệp được thuê vốn để mua một thiết bị, nó giống như một khoản vay hơn là một hợp đồng thuê. Do đó, các khoản thanh toán lãi và gốc được tính vào giá thành của thiết bị vào một khoản chi phí trong bảng cân đối kế toán của bên thuê. Giá thuê hàng tháng cao hơn, do đã được tài trợ 100% chi phí thiết bị.

- Tuy nhiên, việc cho thuê cũng có ưu điểm là sau này có thể mua lại sản phẩm vì chi phí mua đã được ghi rõ trong hợp đồng tại thời điểm ký kết. Nhìn chung, hợp đồng thuê vốn có ý nghĩa nhất đối với các doanh nghiệp muốn mua và sở hữu thiết bị nhưng không muốn trả trước chi phí mua này.

>>>Xem thêm: 

Cho thuê máy in đen trắng theo tháng giá rẻ - Korea Rental

Thuê máy in màu trọn gói giá rẻ - Korea Rental

Lợi ích của thuê máy in

Mua hay thuê máy in văn phòng sẽ tốt nhất cho doanh nghiệp?

Tránh lãng phí

- Cho thuê thiết bị là một cách dễ dàng để tránh sản phẩm bị lỗi thời do sử dụng và mua quá nhiều, đây là mối quan tâm lớn của một số công ty.

- Các doanh nghiệp chỉ yêu cầu chức năng cơ bản của máy in thường ít bị ảnh hưởng bởi sự lỗi thời của sản phẩm.

- Phổ biến hơn ở các doanh nghiệp sử dụng máy in dựa nhiều vào công nghệ cao, các tính năng chuyên biệt. 

>>>Xem thêm: Nên mua máy in màu hay máy in đen trắng?

Chi phí chi trả trước thấp

- Việc cho thuê thiết bị không chỉ cho phép các doanh nghiệp được sở hữu máy in với chi phí trả trước thấp mà còn giúp bảo vệ nguồn vốn để duy trì hoạt động.

- Nhiều doanh nghiệp nhỏ có nguồn tín dụng hạn chế và muốn tránh sử dụng nó khi chưa thực sự cần thiết

- Như vậy, cho thuê thiết bị với chi phí trả trước thấp  là một giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hạn chế sự cố sau khi mua hàng

- Khi công ty cho thuê máy in sẽ không gặp khó khăn trong việc đổi hàng và thường những công ty có số lượng nhân viên IT hạn chế thường chọn giải pháp thuê máy để tránh phải tự bảo trì, sửa chữa máy móc.

- Việc thuê thiết bị máy in trở nên thuận tiện hơn vì hầu hết các nhà cung cấp đều có kế hoạch bảo trì thiết bị (có thể nằm trong hợp đồng thuê hoặc trả riêng).

>>> Xem ngay: Thuê máy in Hà Nội ở đâu tốt nhất?

Hạn chế của việc thuê máy in

Chi phí đắt hơn mua trả trước

- Việc nên mua hay thuê máy in sẽ tiết kiệm chi phí hơn? Doanh nghiệp cho thuê thiết bị sẽ ngừng hoạt động nếu không có lãi, lý do cho thuê có lãi là vì người thuê sẽ phải trả phí. Khi kết thúc thời hạn thuê, hầu hết người thuê sẽ trả nhiều hơn giá trị thực của thiết bị thuê. Cũng giống như cách mọi người mua các thiết bị công nghệ trả góp ngày nay.

- Ngoài ra, bạn cần lưu ý rằng trong hợp đồng có điều khoản mua thiết bị thuê sau và điều khoản bảo trì máy móc. Vì những điều này bạn sẽ phải trả giá đắt hơn nếu không chú ý.

Bị ràng buộc bởi các điều khoản của hợp đồng

- Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp, việc bị ràng buộc với hợp đồng thuê máy in có thể hạn chế. Vì khi doanh nghiệp thay đổi nhân sự hoặc nhu cầu in ấn thì máy in thuê trước đó có thể không còn phù hợp nữa, sau hợp đồng thì không đổi ngay được. Chẳng hạn, khi thuê máy, công ty chỉ tính 10 lao động sử dụng, nhưng hiện nay số người làm việc đã lên tới 75 người thì rơi vào tình trạng “kẹt phà”.

- Chẳng hạn một số chủ doanh nghiệp nhỏ đánh giá quá cao những gì họ cần ở một chiếc máy in nhưng trên thực tế lại phải thuê một chiếc máy in đắt tiền và không cần thiết vì nó không có tất cả các chức năng họ cần.

Nên mua hay thuê máy in thì tốt?

Mọi doanh nghiệp đều cần một máy in văn phòng. Điều này có thể được hầu hết mọi khách hàng quan tâm. Chi phí và ưu nhược điểm giữa mua hay thuê máy in văn phòng là bao nhiêu?

Mua máy in

Mua máy in bạn là người sở hữu nó và quyết định sử dụng nó trong bao lâu. Không có hợp đồng ràng buộc hay tranh chấp vì nó là tài sản của riêng bạn.

Chi phí mua hàng

Giá máy in sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại bạn chọn. Một dòng máy tốt, hiệu suất làm việc tốt giá ở mức cao hơn nhưng giúp bạn tiết kiệm thời gian và hiệu quả trong công việc.

- Một máy in cấp thấp có khả năng in khoảng 20 trang / phút và khoảng 10.000 bản sao mỗi tháng có giá khoảng 1.500 USD.

- Máy in tầm trung với tốc độ xử lý 35 ppm có thể có giá lên đến 10.000 USD.

- Máy photocopy cao cấp có thể xử lý tới 60 ppm hoặc hơn, giá lên đến 50.000 USD. Dòng này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp lớn, yêu cầu in ấn nhiều.

Ưu điểm

- Nếu bạn muốn sử dụng một chiếc máy in lâu dài thì việc mua luôn giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê và kéo dài khả năng làm việc.

- Không ràng buộc về mặt giấy tờ, bạn hoàn toàn có quyền quyết định sử dụng chúng trong bao lâu, vào mục đích gì vì đó là tài sản riêng của bạn.

- Khấu trừ tiền thuê. Toàn bộ chi phí mua thiết bị mới đều được khấu trừ thuế.

>>>Xem thêm: Nên mua máy in màu hay máy in đen trắng?

Nhược điểm

- Mất giá trị: Giống như máy tính, điện thoại và nhiều loại công nghệ thông minh khác, máy in hầu như luôn mất giá trị trong ngắn hạn. Một chiếc máy in cao cấp, đắt tiền mà bạn vừa mua sẽ không có giá trị bao nhiêu cho đến khi nó được bán lại.

- Lạc hậu: Công nghệ ngày nay phát triển rất nhanh. Hàng năm cho ra đời rất nhiều mẫu mã mới với những tính năng tuyệt vời và ưu việt. Máy in bạn đang sở hữu đã lỗi thời và hoàn toàn không thể nâng cấp.

Thuê máy in

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đau đầu lựa chọn việc thuê máy in thay vì bỏ tiền ra mua. Quyết định mua hay thuê máy in văn phòng phụ thuộc vào nhu cầu tài chính và sở thích cá nhân của từng doanh nghiệp.

Chi phí thuê máy in

- Tùy thuộc vào loại máy mà chi phí thuê có giá dao động từ 400.000 đến vài triệu đồng trên một tháng.

- Thông thường, thời gian thuê càng dài thì giá sẽ càng tốt.

Ưu điểm

- Giảm tối đa chi phí trả trước: Thuê máy in giúp bạn không phải bỏ ra quá nhiều tiền để sở hữu nó. Điều này phù hợp đối với các doanh nghiệp nhỏ không có đủ tài chính.

- Chi phí ước tính: Điều này có ý nghĩa đối với việc lập ngân sách kinh doanh. Hợp đồng cho thuê máy in cho bạn biết chính xác số tiền bạn sẽ phải chi trả cho một tháng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mực in hoặc bảo trì máy móc.

Nhược điểm

- Chi phí dài hạn cao hơn: Nếu bạn sử dụng máy in quá lâu, chẳng hạn trong 5 năm tiền thuê có thể đủ để mua cho bạn một chiếc máy.

- Bị ràng buộc bởi hợp đồng thuê.

Hãy cân nhắc về ưu và nhược điểm của từng loại máy để đưa ra quyết định mua hay thuê máy in văn phòng. Ngoài ra, hãy chọn những gì phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

>>>Xem thêm: Dịch vụ thuê máy in CHÍNH HÃNG - GIÁ RẺ

Thuê máy in chất lượng chính hãng, giá rẻ tại Korea Rental

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cho thuê máy in, tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về chất lượng máy, dịch vụ cho thuê và giá cả cho thuê. Vì vậy, việc lựa chọn một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tốt, uy tín, giá rẻ không phải là điều đơn giản.

Thuê máy in tại Korea Rental mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

- Không phải lo lắng về chi phí đầu tư quá lớn

- Không phải lo lắng về việc đặt cọc trước

- Không phải lo lắng về chi phí mua mực in

- Không phải lo lắng về sự cố hỏng máy

- Không phải lo lắng về việc nâng cấp hệ thống máy móc

- Không phải lo lắng về khấu hao, thanh lý tài sản cố định

Chúng tôi tự hào là nhà phân phối và cung cấp dịch vụ cho thuê máy in chính hãng, giá rẻ và chất lượng. Korea Rental đã tạo dựng được niềm tin với khách hàng và doanh nghiệp về thương hiệu cũng như sự chuyên nghiệp trong cung cách làm việc.

Hãy liên hệ ngay với Korea Rental nếu bạn đang phân vân nên mua hay thuê máy in văn phòng, đội ngũ kỹ thuật viên sẽ tư vấn và giúp bạn lựa chọn được chiếc máy phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.